تختلف مدة توثيق الفيش والتصديق عليه من السفارة بحسب نوع المعاملة والجهة التي تستقبل المستندات وحجم الطلبات خلال الفترة الحالية، وهو ما يدفع المتقدمين الذين يستخدمون مراكز التأشيرات والخدمات القنصلية إلى التساؤل عن الوقت اللازم لظهور رسالة التوثيق بعد استلام الأوراق.
وتزداد التساؤلات بشكل خاص لدى من سبق لهم تقديم الفيش الجنائي من خلال مركز VFS، حيث كانت بعض المعاملات في السابق تستغرق فترة قصيرة بين رسالة استلام المستندات ورسالة إتمام التوثيق، بينما قد تختلف المدة حاليًا.
ماذا يحدث بعد استلام الفيش من خلال VFS؟
بعد تقديم الفيش الجنائي والمستندات المطلوبة، تمر المعاملة بعدة مراحل قبل الانتهاء منها، وقد تشمل استلام الأوراق من مركز تقديم الطلبات، ثم إحالتها إلى السفارة أو الجهة المختصة للمراجعة والتصديق.
وعند انتهاء الإجراءات، يتم تحديث حالة الطلب وإرسال إشعار للمتقدم وفق آلية التواصل المعتمدة في المعاملة.
لذلك فإن وصول رسالة تفيد باستلام الأوراق للسفارة لا يعني بالضرورة أن التوثيق سيظهر في اليوم التالي، إذ توجد مرحلة مراجعة ومعالجة بين الاستلام والانتهاء من التصديق.
كم يوم يستغرق توثيق الفيش حاليًا؟
لا يمكن تحديد مدة ثابتة تنطبق على جميع طلبات توثيق الفيش، لأن وقت المعالجة قد يختلف بحسب السفارة، ونوع المستند، وعدد الطلبات الموجودة، واكتمال الأوراق.
وفي الحالة التي مر عليها 3 أيام فقط منذ وصول رسالة استلام الأوراق للسفارة، فإن هذه المدة وحدها لا تعني وجود مشكلة أو رفض للمعاملة.
كما يجب الانتباه إلى الفرق بين أيام العمل والأيام التقويمية، إذ قد لا تدخل العطلات الأسبوعية والرسمية ضمن مدة المعالجة الفعلية لدى الجهة المختصة.
لماذا قد تتأخر رسالة التوثيق؟
هناك عدة أسباب محتملة لتأخر إشعار انتهاء التوثيق، من بينها زيادة عدد المعاملات التي تتم مراجعتها في الوقت نفسه، أو احتياج المستند إلى إجراءات إضافية، أو عدم تحديث حالة الطلب إلكترونيًا في نفس توقيت انتهاء الإجراء.
كما أن مدة معالجة الطلبات قد تختلف عن الفترة التي اعتاد عليها المتقدمون في السابق.
ولهذا، فإن تجربة تقديم الفيش في السنوات الماضية لا تعد بالضرورة مؤشرًا دقيقًا على مدة المعالجة الحالية.
هل تأخر ميل التوثيق يعني وجود مشكلة؟
ليس بالضرورة، مرور عدة أيام على رسالة استلام الأوراق لا يعني تلقائيًا أن هناك مشكلة في الفيش أو أن المستند تم رفضه. وفي كثير من معاملات التصديق، قد تصل رسالة الاستلام أولًا ثم يحتاج الطلب إلى فترة إضافية للمراجعة قبل إرسال إشعار انتهاء الإجراء.
وبالتالي، فإن مرور 3 أيام فقط بعد رسالة استلام الأوراق لا يكفي للحكم بأن المعاملة متأخرة بشكل غير طبيعي.
الفرق بين رسالة استلام الأوراق ورسالة التوثيق
من المهم التفرقة بين الرسالتين:
رسالة استلام الأوراق
تعني أن المستندات المقدمة تم استلامها وإدخالها في مسار المعالجة، ولا تعني بالضرورة انتهاء عملية التصديق.
رسالة التوثيق
تصل بعد الانتهاء من الإجراء أو تحديث حالة المعاملة وفق النظام المتبع، وقد تكون مرتبطة بالخطوة التالية الخاصة باستلام المستند أو إعادته إلى مركز الخدمة.
لذلك لا ينبغي اعتبار وصول الرسالة الأولى دليلًا على أن التصديق سيتم خلال يوم أو يومين بالضرورة.
هل مدة توثيق الفيش في VFS ثابتة؟
لا توجد مدة موحدة يمكن تعميمها على جميع معاملات الفيش المقدمة من خلال VFS، وقد تختلف المدة بحسب الدولة والسفارة ونوع الخدمة.
فقد تكون بعض المعاملات سريعة في فترة معينة، بينما تستغرق مدة أطول خلال فترات زيادة الطلبات أو وجود ضغط على الجهة المختصة.
ولهذا فإن تجربة الشخص السابقة، عندما وصل إليه إشعار التوثيق بعد يومين من رسالة استلام الأوراق، لا تعني أن المعاملة الحالية يجب أن تستغرق المدة نفسها.
ماذا تفعل إذا لم تصل رسالة التوثيق؟
إذا لم يصل إشعار التوثيق بعد مرور عدة أيام، يمكن للمتقدم اتخاذ الخطوات التالية:
- مراجعة البريد الإلكتروني والتأكد من عدم وصول الرسالة إلى مجلد الرسائل غير المرغوب فيها.
- مراجعة رقم الطلب وحالة المعاملة من خلال القناة التي تم تقديم الطلب عن طريقها.
- التأكد من عدم وجود طلب للحصول على مستند إضافي.
- الانتظار خلال مدة المعالجة المعلنة للخدمة.
- التواصل مع مركز تقديم الطلبات إذا تجاوزت المعاملة المدة المتوقعة دون تحديث.
ويُفضل عدم تقديم طلب جديد قبل معرفة حالة الطلب الأول، حتى لا يحدث تكرار للمعاملة أو ارتباك في إجراءات التصديق.
هل تختلف المدة عن فترة وجود VFS في التجمع؟
قد تختلف إجراءات تقديم واستلام المستندات بمرور الوقت، كما يمكن أن تتغير آلية معالجة الطلبات أو المدة العملية لإنجازها.
ولهذا فإن المدة التي كان المتقدم يحصل خلالها على رسالة التوثيق عندما كان مركز الخدمة في التجمع ليست بالضرورة المدة نفسها التي يتم العمل بها حاليًا.
والأهم هو معرفة المدة الخاصة بالخدمة الحالية والجهة التي تنفذ التصديق، وليس الاعتماد فقط على تجارب سابقة.
متى يصبح التأخير بحاجة إلى متابعة؟
إذا كانت المعاملة لا تزال ضمن المدة المعلنة للخدمة، فلا يُنصح بالقلق بسبب عدم وصول رسالة التوثيق بعد ثلاثة أيام فقط.
أما إذا تجاوز الطلب المدة المتوقعة بشكل واضح دون أي تحديث، فيستحسن التواصل مع مركز تقديم الطلبات والاستفسار باستخدام رقم المعاملة، لمعرفة ما إذا كان المستند لا يزال قيد المراجعة أو توجد ملاحظة تحتاج إلى إجراء.
تابع المزيد..
