يحتاج المسافرون إلى الخارج في كثير من الحالات إلى توثيق المستندات والأوراق المصرية قبل استخدامها أمام سفارات أو جهات حكومية في الدولة المتجهين إليها، ويعد مركز VFS Global أحد المراكز التي تستقبل معاملات التصديق والتوثيق الخاصة بعدد من الدول.
وتختلف إجراءات توثيق الأوراق المصرية في VFS بحسب الدولة التي يرغب المسافر في السفر إليها، وكذلك نوع المستند المطلوب توثيقه، لذلك من الضروري التأكد من المتطلبات الخاصة بالسفارة المعنية قبل حجز الموعد والتوجه إلى المركز.
المستندات المطلوبة لتوثيق الأوراق المصرية
يتعين على المتقدم تجهيز مجموعة من الأوراق الأساسية قبل التوجه إلى مركز VFS، وتختلف التفاصيل النهائية وفق نوع المستند والدولة المطلوب تقديمه إليها.
ومن أبرز المستندات المطلوبة:
- أصل المستند المصري المراد توثيقه، مثل شهادة الميلاد أو القيد العائلي أو المؤهل الدراسي وغيرها.
- أن يكون المستند الأصلي حاصلًا على التصديقات المطلوبة من وزارة الخارجية المصرية.
- ترجمة المستند إلى اللغة المطلوبة من جانب السفارة أو الجهة المختصة، إذا كانت الترجمة مطلوبة.
- جواز السفر الأصلي على أن يكون ساريًا، مع صورة ضوئية منه.
- بطاقة الرقم القومي.
- تأكيد حجز الموعد الإلكتروني وطباعته قبل التوجه إلى المركز.
ويجب الانتباه إلى أن بعض المستندات قد تحتاج إلى إجراءات أو تصديقات إضافية قبل تقديمها إلى مركز VFS، وفقًا للقواعد المعمول بها لدى الدولة التي سيتم تقديم الأوراق إليها.
التصديق من وزارة الخارجية المصرية
من أهم الخطوات السابقة على تقديم المستندات إلى مركز VFS الحصول على التصديق المطلوب من وزارة الخارجية المصرية.
ويجب أن يكون المستند المراد تقديمه مستوفيًا للتصديقات اللازمة، لأن عدم وجود التصديق المطلوب قد يؤدي إلى عدم قبول الورقة واستكمال إجراءات التوثيق.
وتشمل المستندات التي قد يحتاج المسافر إلى توثيقها شهادات الميلاد، والمؤهلات الدراسية، والقيد العائلي، ووثائق الأحوال الشخصية وغيرها من الأوراق التي تطلبها الجهات المختصة في الدولة المسافر إليها.
الترجمة المعتمدة للمستندات
قد تحتاج المستندات المصرية إلى ترجمة قبل تقديمها إلى مركز VFS، ويختلف ذلك حسب الدولة والسفارة والجهة التي ستستخدم المستند أمامها.
فعلى سبيل المثال، قد تطلب بعض الجهات ترجمة المستند إلى اللغة الإيطالية عند التعامل مع الجهات الإيطالية، بينما قد تكون الإنجليزية مطلوبة في معاملات أخرى.
ويجب التأكد من أن الترجمة مقبولة ومعتمدة لدى الجهة المعنية، حتى لا يتم رفض المستند بسبب عدم استيفاء شروط الترجمة.
رسوم خدمة VFS
تنقسم تكلفة توثيق المستندات في مركز VFS إلى أكثر من بند، إذ توجد رسوم خاصة بخدمة المركز، إلى جانب الرسوم القنصلية أو رسوم التصديق الخاصة بالسفارة والدولة المعنية.
وبحسب البيانات الواردة في المادة، تبلغ رسوم خدمة VFS نحو 284 جنيهًا مصريًا شاملة ضريبة القيمة المضافة لكل طلب أو موعد، سواء تم الدفع إلكترونيًا أو داخل المركز وفق طرق الدفع المتاحة.
ويجب الانتباه إلى أن هذه الرسوم لا تعني بالضرورة أنها تشمل جميع تكاليف التصديق، إذ قد توجد رسوم أخرى مرتبطة بالسفارة أو بنوع المستند.
رسوم التصديق القنصلية
تختلف رسوم التصديق القنصلية حسب الدولة ونوع المستند وعدد الأوراق المطلوب توثيقها.
وبالنسبة إلى السفارة الإيطالية كمثال، تتراوح رسوم طوابع التصديق بين 12 و24 يورو للمستند الواحد، وهو ما يعادل تقريبًا 682 إلى 1363 جنيهًا مصريًا وفق سعر الصرف والرسوم المعمول بها داخل المركز وقت تقديم الطلب.
أما بالنسبة إلى سفارة قبرص، فتبلغ رسوم المستند الفردي وفق البيانات الواردة حوالي 34 جنيهًا مصريًا، مع إمكانية تغير القيمة وفق الرسوم وأسعار الصرف المطبقة وقت تقديم المعاملة.
ولذلك يجب عدم الاعتماد على رقم ثابت للرسوم القنصلية لجميع الدول، لأن قيمة التصديق تختلف من سفارة إلى أخرى ومن مستند إلى آخر.
تكلفة الخدمات الإضافية في VFS
يمكن للمسافر الاستفادة من بعض الخدمات الاختيارية التي يوفرها المركز مقابل رسوم إضافية، ومنها خدمة إعادة المستندات عن طريق البريد.
وتبلغ تكلفة خدمة التوصيل وفق البيانات المتاحة:
- 95 جنيهًا مصريًا للتوصيل داخل القاهرة.
- 120 جنيهًا مصريًا للتوصيل إلى المحافظات الأخرى.
كما تتوفر خدمة الرسائل النصية لمتابعة حالة الطلب مقابل 15 جنيهًا مصريًا.
وتظل الخدمات الإضافية اختيارية بحسب احتياجات المتقدم وطريقة استلامه للمستندات.
مدة توثيق الأوراق في VFS
تستغرق إجراءات التصديق على الأوراق والمستندات في المعتاد حوالي 5 إلى 7 أيام عمل من تاريخ تقديم الطلب في المركز، وفق البيانات الواردة.
وقد تختلف المدة الفعلية بحسب الدولة ونوع المستند والإجراءات المطلوبة، لذلك يفضل عدم ربط مواعيد السفر بشكل ضيق بموعد استلام الأوراق إلا بعد التأكد من المدة المحددة للمعاملة.
استلام المستندات بعد التصديق
بعد الانتهاء من إجراءات التصديق، يمكن للمسافر استلام مستنداته بالطريقة التي اختارها عند تقديم الطلب.
وفي حالة الاشتراك في خدمة التوصيل، يتم إرسال الأوراق الموثقة إلى العنوان المحدد وفق الخدمة المتاحة.
أما في حالة اختيار الاستلام من المركز، فيتوجه صاحب الطلب إلى المركز خلال المواعيد المخصصة للاستلام، والتي تكون وفق البيانات الواردة من الساعة 2:00 ظهرًا حتى 4:00 عصرًا.
حجز موعد توثيق الأوراق في VFS
تبدأ إجراءات التوثيق بحجز موعد مسبق من خلال منصة VFS Global المخصصة للدولة أو الخدمة المطلوبة.
ويتعين على المتقدم اختيار خدمة التوثيق أو التصديق المناسبة، ثم استكمال بيانات الحجز وطباعة تأكيد الموعد للاحتفاظ به وتقديمه عند الحضور إلى المركز.
ولا يفضل التوجه إلى المركز دون التأكد مسبقًا من متطلبات الحجز والمستندات المطلوبة، حتى لا يضطر المسافر إلى إعادة الإجراءات مرة أخرى.
الحد الأقصى للمستندات في الموعد الواحد
بحسب البيانات الواردة، يسمح بتقديم 8 مستندات كحد أقصى لكل موعد واحد.
لذلك يجب على الشخص الذي لديه عدد كبير من الأوراق المطلوب توثيقها تنظيم المستندات قبل الحجز والتأكد من إمكانية تقديم العدد المطلوب وفق قواعد المركز.
عنوان مركز VFS في القاهرة
من بين بيانات مراكز التقديم الواردة، يوجد فرع القاهرة في:
52 شارع لبنان، الدور الرابع، المهندسين.
ويجب التأكد من عنوان المركز والخدمة المتاحة ومواعيد العمل قبل التوجه، لأن بيانات الفروع والخدمات قد تتغير بمرور الوقت.
خطوات توثيق الأوراق المصرية في VFS
يمكن تلخيص الإجراءات الأساسية التي يحتاجها المسافر في مجموعة من الخطوات:
- أولًا: تجهيز المستند الأصلي المطلوب توثيقه.
- ثانيًا: استكمال التصديقات المطلوبة من وزارة الخارجية المصرية.
- ثالثًا: تجهيز الترجمة المعتمدة إذا كانت مطلوبة من الدولة أو السفارة.
- رابعًا: تجهيز جواز السفر وبطاقة الرقم القومي والصور المطلوبة.
- خامسًا: الدخول إلى منصة VFS Global الخاصة بالدولة المعنية وحجز موعد.
- سادسًا: طباعة تأكيد حجز الموعد.
- سابعًا: التوجه إلى المركز في الموعد المحدد وتسليم المستندات ودفع الرسوم المطلوبة.
- ثامنًا: اختيار طريقة استلام المستندات، سواء من المركز أو من خلال خدمة التوصيل إذا كانت متاحة.
- تاسعًا: متابعة حالة الطلب حتى الانتهاء من إجراءات التصديق واستلام الأوراق.
اختلاف الرسوم والمتطلبات حسب الدولة
من أهم النقاط التي يجب أن يعرفها المسافر أن VFS Global لا تفرض نظامًا موحدًا على جميع معاملات التوثيق، إذ تختلف الإجراءات والرسوم والمستندات المطلوبة حسب الدولة التي ستستخدم فيها الأوراق.
لذلك فإن الشخص الذي يرغب في توثيق مؤهل دراسي للسفر إلى دولة معينة قد يواجه متطلبات مختلفة عن شخص يريد توثيق شهادة ميلاد أو عقد زواج لدولة أخرى.
كما يمكن أن تختلف شروط الترجمة والتصديق من سفارة إلى أخرى، ولذلك يجب مراجعة التعليمات الخاصة بالدولة قبل دفع أي رسوم أو حجز الموعد.
أهم النصائح قبل التوجه إلى مركز VFS
ينصح المسافر بمراجعة جميع المستندات أكثر من مرة قبل موعده، والتأكد من وجود الأصول والتصديقات المطلوبة والترجمات المقبولة.
كما يجب الاحتفاظ بنسخ من الأوراق المقدمة وإيصال الدفع وتأكيد الموعد، مع التأكد من أن جواز السفر ساري المفعول وأن البيانات الموجودة في المستندات متطابقة.
ومن المهم أيضًا معرفة إجمالي التكلفة المتوقعة قبل الذهاب إلى المركز، لأن المبلغ النهائي قد يشمل رسوم VFS ورسوم التصديق القنصلية ورسوم الترجمة، بالإضافة إلى تكلفة الخدمات الاختيارية مثل التوصيل والرسائل النصية.
توثيق الأوراق خطوة أساسية قبل السفر
يعد توثيق المستندات المصرية من الإجراءات المهمة في العديد من معاملات السفر والإقامة والعمل والدراسة والزواج وغيرها، وتختلف الإجراءات المطلوبة وفق الدولة التي سيتم تقديم الأوراق إليها.
ولذلك يجب على المسافر عدم الاكتفاء بمعرفة رسوم خدمة VFS فقط، بل التأكد من جميع مراحل التصديق والترجمة والرسوم القنصلية المطلوبة قبل التوجه إلى المركز، حتى تكون المستندات جاهزة للاستخدام أمام الجهة المختصة في الدولة المسافر إليها.
