تتم عملية التحقق من الشهادات الجامعية المقدمة ضمن طلبات المعادلة في الإمارات إلكترونيًا بالكامل، من خلال شركة VFS Global بالتنسيق مع وزارة التعليم العالي والبحث العلمي الإماراتية، إذ تُجرى المراسلات مع الجامعات عبر البريد الإلكتروني الرسمي أو من خلال أنظمة التحقق الرقمية المعتمدة، دون إرسال مندوب إلى المؤسسة التعليمية.
وتبدأ هذه الإجراءات بمجرد تقديم طلب المعادلة وتوقيع صاحب الطلب على خطاب التفويض الإلكتروني المخصص لوزارة التعليم العالي والبحث العلمي، والذي يتيح التواصل مع الجامعة للتحقق من صحة المستندات الأكاديمية.
كيف تتواصل VFS مع الجامعات؟
تعتمد آلية التحقق على وسائل رقمية تهدف إلى التأكد من صحة المؤهلات الدراسية والبيانات الواردة في الطلب، وتشمل ما يلي:
المراسلات عبر البريد الإلكتروني الرسمي
ترسل شركة VFS Global رسالة إلكترونية رسمية ومشفرة إلى الجهة المختصة داخل الجامعة، مثل إدارة شؤون الطلاب أو قسم الخريجين، للتحقق من صحة الشهادة الجامعية وكشف الدرجات والبيانات الأكاديمية الخاصة بصاحب الطلب.
وتنتظر الشركة الرد الرسمي من الجامعة قبل استكمال إجراءات المعادلة.
أنظمة التحقق الرقمية
في بعض الدول التي تمتلك منصات حكومية للوثائق الأكاديمية، يتم التحقق من المؤهلات عبر أنظمة الربط الإلكتروني وقواعد البيانات الرقمية، دون الحاجة إلى تبادل رسائل البريد الإلكتروني.
ومن الأمثلة على ذلك نظام DigiLocker في الهند، الذي يتيح الوصول إلى السجلات التعليمية الرقمية والتحقق منها مباشرة.
كيف يمكن لصاحب الطلب تسريع إجراءات المعادلة؟
يمكن للمتقدم اتخاذ عدد من الخطوات التي تساعد على تقليل مدة انتظار المعاملة، أبرزها:
التواصل مع الجامعة
يُنصح بالتواصل مع قسم الخريجين أو إدارة شؤون الطلاب في الجامعة بعد تقديم الطلب، للتأكد من متابعة البريد الإلكتروني الرسمي، بما في ذلك مجلد الرسائل غير المرغوب فيها (Spam)، والرد سريعًا على أي رسالة واردة من VFS Global.
ويُعد تأخر الجامعة في إرسال الرد أحد أكثر الأسباب شيوعًا لتأخر إنجاز معاملات المعادلة.
التأكد من استيفاء متطلبات الجامعة
تفرض بعض الجامعات رسومًا إدارية مقابل إصدار ردود التحقق أو التصديق على البيانات الأكاديمية.
ولذلك يُفضل التأكد مسبقًا من عدم وجود أي رسوم أو إجراءات معلقة لدى الجامعة قد تؤخر إرسال الرد المطلوب إلى شركة VFS Global.
متى تبدأ إجراءات التحقق؟
تنطلق عملية التحقق فور استكمال تقديم طلب المعادلة إلكترونيًا وتوقيع خطاب التفويض الخاص بوزارة التعليم العالي والبحث العلمي الإماراتية.
بعد ذلك، تبدأ VFS Global التواصل مع الجامعة بالوسائل الرقمية المعتمدة، ثم تُستكمل بقية مراحل المعادلة بعد وصول الرد الرسمي من المؤسسة التعليمية.
وبذلك، تعتمد عملية التحقق بالكامل على التواصل الإلكتروني والأنظمة الرقمية، دون الحاجة إلى إرسال مندوب إلى الجامعة، بينما يبقى تعاون المؤسسة التعليمية وسرعة استجابتها من أبرز العوامل التي تحدد مدة إنجاز الطلب.
