يواجه بعض المتقدمين للحصول على معادلة الشهادات أو التراخيص المهنية عبر منصة DataFlow فترات انتظار أطول من المدة المعتادة لإصدار تقرير التحقق، وهو ما يثير تساؤلات عديدة حول الوقت المناسب للتدخل والتواصل مع الجامعة أو جهة العمل أو فريق الدعم الفني لتسريع الإجراءات.
وفي الظروف الطبيعية، تستغرق عملية التحقق من المؤهلات الأكاديمية والخبرات المهنية عبر نظام التحقق من المصدر الرئيسي (PSV) ما بين 15 و25 يوم عمل من تاريخ اكتمال المستندات وسداد الرسوم، إلا أن بعض الطلبات قد تمتد إلى 30 أو 45 يوم عمل أو أكثر بحسب سرعة استجابة الجهات المصدرة للشهادات ودقة البيانات المقدمة.
متى يجب التواصل مع الجامعة أو جهة إصدار الشهادة؟
تعد الجامعة أو جهة العمل السابقة الطرف الأساسي في عملية التحقق، إذ تعتمد DataFlow على الحصول على رد رسمي ومباشر منها قبل إصدار التقرير النهائي.
بعد مرور 15 يوم عمل دون تحديث واضح
إذا تجاوز الطلب أسبوعين من المعالجة دون ظهور أي تقدم ملحوظ أو تغيير في حالة الطلب، فمن المستحسن التواصل مع الجامعة أو الجهة المصدرة للشهادة للتأكد من استلامها رسالة التحقق الإلكترونية وعدم انتقالها إلى البريد غير المرغوب فيه.
عند ظهور حالة “Pending from Source”
تشير هذه الحالة إلى أن فريق DataFlow أرسل طلب التحقق بالفعل إلى الجهة المانحة للشهادة أو الخبرة، لكنه لم يتلق الرد الرسمي حتى الآن.
وفي هذه الحالة ينصح بالتواصل مع قسم شؤون الخريجين أو التسجيل أو الموارد البشرية لتسريع عملية الرد على طلب التحقق.
إذا كانت الجامعة تفرض رسوماً للتحقق الخارجي
تطلب بعض الجامعات والمؤسسات التعليمية رسوماً إدارية خاصة بإصدار خطابات التحقق أو الرد على طلبات الجهات الخارجية، وقد يؤدي عدم سداد هذه الرسوم إلى استمرار تعليق الطلب لفترات طويلة.
عند تغيير بيانات التواصل الخاصة بالجامعة
في بعض الأحيان يتبين أن البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف المسجل للجامعة غير محدث أو غير صحيح، الأمر الذي يستدعي التواصل المباشر مع المؤسسة التعليمية للحصول على بيانات الاتصال الرسمية المعتمدة.
متى تتواصل مع الدعم الفني لمنصة DataFlow؟
يوفر فريق الدعم الفني لمنصة DataFlow خدمات المتابعة والمساعدة الفنية عبر نظام التذاكر الإلكترونية، ويصبح التواصل معه ضرورياً في عدد من الحالات المهمة.
تجاوز مدة 30 يوم عمل دون نتائج
إذا استمر الطلب لأكثر من شهر عمل كامل دون إصدار التقرير النهائي أو طلب مستندات إضافية، فمن الأفضل فتح تذكرة دعم للاستفسار عن سبب التأخير والحصول على تحديث رسمي حول وضع الطلب.
ظهور حالة “Incomplete”
تعني هذه الحالة وجود مستندات ناقصة أو معلومات غير مكتملة تمنع استكمال عملية التحقق، لذلك يجب مراجعة الدعم الفني فوراً لمعرفة المتطلبات الجديدة وإرسالها في أسرع وقت.
اكتشاف خطأ في بيانات التواصل
في حال إدخال بريد إلكتروني خاطئ للجامعة أو جهة العمل أثناء التقديم، يمكن لفريق الدعم الفني تعديل البيانات وإعادة توجيه طلب التحقق إلى الجهة الصحيحة.
صدور تقرير سلبي بسبب عدم الرد
قد يصدر تقرير بنتيجة سلبية نتيجة عدم استجابة الجامعة أو جهة العمل خلال المهلة المحددة، وفي هذه الحالة يمكن تقديم طلب استئناف بعد التنسيق مع الجهة المصدرة للمؤهل لضمان الرد على طلب التحقق الجديد.
كيف تتواصل مع الدعم الفني لـ DataFlow؟
يمكن التواصل مع فريق الدعم الفني من خلال:
- نظام التذاكر الإلكترونية (Raise a Ticket).
- نموذج التواصل عبر الحساب الشخصي على المنصة.
- البريد الإلكتروني المخصص للدعم الفني.
- مركز المساعدة وخدمة الأسئلة الشائعة.
ويفضل عند تقديم التذكرة إرفاق رقم الطلب واسم صاحب الطلب وصورة من المستندات المتعلقة بالمشكلة لتسهيل عملية المراجعة.
ما الحالات التي لا تستدعي القلق؟
هناك بعض الحالات التي تعتبر طبيعية أثناء سير الطلب، ومنها:
- Under Process: وتعني أن الطلب لا يزال تحت المراجعة.
- Verification in Progress: أي أن التحقق جارٍ مع الجهات المصدرة للمستندات.
- Quality Check: وتشير إلى انتقال الملف إلى مرحلة التدقيق النهائي قبل إصدار التقرير.
وفي هذه المراحل لا يحتاج مقدم الطلب عادة إلى اتخاذ أي إجراء إضافي ما لم يطلب النظام مستندات جديدة.
نصائح لتسريع طلب DataFlow
- إبلاغ الجامعة أو جهة العمل مسبقاً بقرب وصول طلب التحقق.
- التأكد من صحة البريد الإلكتروني وأرقام التواصل الخاصة بالجهات المصدرة.
- رفع المستندات بصيغة واضحة وعالية الجودة.
- متابعة حالة الطلب بصورة دورية عبر منصة DataFlow.
- الرد السريع على أي طلبات إضافية تصدر من فريق التحقق.
وفي حال استمرار التأخير رغم اتخاذ جميع الخطوات السابقة، قد يكون من المفيد الحصول على خطاب رسمي مختوم من الجامعة أو جهة العمل يؤكد صحة المؤهل أو الخبرة، ثم رفعه إلى فريق الدعم الفني ضمن تذكرة المتابعة للمساعدة في تسريع إغلاق الملف وإصدار التقرير النهائي.
