يتسبب تأخر رد الجامعات على طلبات التحقق الصادرة من DataFlow وVFS في تعطيل إجراءات معادلة الشهادات لآلاف الخريجين، بينما تبقى المعالجة الأسرع مرتبطة بتدخل صاحب الطلب مباشرة مع جامعته لتسريع الرد الرسمي.
يواجه عدد كبير من المتقدمين لمعادلة الشهادات في دول الخليج، خاصة في السعودية والإمارات وقطر والكويت، مشكلة تأخر استكمال الإجراءات بسبب عدم استجابة الجامعة لطلبات التحقق المرسلة من شركات التدقيق الأكاديمي مثل DataFlow أو عبر مراكز VFS Global.
ورغم أن الكثيرين يعتقدون أن المشكلة تقع بالكامل على عاتق شركات التحقق، فإن الواقع يؤكد أن DataFlow وVFS لا تمتلكان صلاحية إلزام الجامعات بالرد على المراسلات أو اعتماد المستندات، وهو ما يجعل التواصل المباشر مع المؤسسة التعليمية الحل الأسرع والأكثر فاعلية لتجاوز الأزمة.
التواصل المباشر مع الجامعة هو الخطوة الأهم
ينصح الخبراء بزيارة الجامعة شخصياً فور ملاحظة توقف حالة الطلب عند مرحلة التحقق من الشهادة، أو تكليف أحد الأقارب أو الأصدقاء بموجب توكيل رسمي إذا كان صاحب الطلب يقيم خارج البلاد.
ويجب التوجه إلى قسم شؤون الطلاب أو إدارة الخريجين أو إدارة العلاقات الدولية أو أي جهة مسؤولة عن التحقق من صحة الشهادات والرد على الجهات الخارجية، إذ إن بعض الجامعات لا تراجع البريد الإلكتروني الوارد من المؤسسات الدولية بشكل يومي أو منتظم.
البحث عن رسالة DataFlow أو VFS داخل البريد الجامعي
من الضروري مطالبة الموظف المختص بالبحث عن الرسائل الواردة باسم صاحب الطلب داخل البريد الإلكتروني الرسمي للكلية أو الجامعة، بما في ذلك مجلد الرسائل غير المرغوب فيها (Spam)، حيث تنتهي بعض رسائل التحقق داخل هذه المجلدات دون ملاحظتها لفترات طويلة.
كما يفضل الحصول على رقم الصادر أو مرجع المراسلة الخاصة بالتحقق، حتى يمكن متابعة وضعها بدقة مع الجامعة والجهة الطالبة للمعادلة.
التأكد من عدم وجود رسوم تحقق معلقة
تفرض بعض الجامعات الحكومية والخاصة رسوماً داخلية نظير إصدار خطابات صحة البيانات أو الرد على الجهات الأجنبية وشركات التحقق الدولية.
وفي بعض الحالات يتوقف الرد بالكامل لحين سداد هذه الرسوم، لذلك يوصى بالسؤال بشكل مباشر عن أي مستحقات مالية قد تؤخر استكمال الإجراء.
طلب الرد أثناء وجودك داخل الجامعة
من أكثر الحلول نجاحاً أن يطلب صاحب المعاملة من الموظف المختص الرد على رسالة DataFlow أو VFS وإرسال التأكيد أثناء وجوده داخل الإدارة نفسها.
ويفضل في هذه الحالة فتح صفحة متابعة الطلب وإظهار رقم المرجع الخاص بالمعاملة، لضمان مطابقة الرد مع الملف الصحيح وعدم حدوث أي تأخير إضافي.
ماذا تفعل إذا رفضت الجامعة الرد؟
في حال امتنعت الجامعة عن الرد أو استمر التأخير لفترة طويلة، تتيح DataFlow في بعض الدول خدمة تعرف باسم “التحقق الذاتي” أو Autonomous Verification.
وتسمح هذه الخدمة للمتقدم برفع مستندات إضافية حديثة ومختومة رسمياً، مثل كشف درجات جديد أو خطاب صحة بيانات موجه للجهة المعنية، ليتم استخدامها في استكمال عملية التحقق وفقاً للسياسات المعمول بها في كل دولة.
تقديم تذكرة دعم إلى DataFlow
يمكن لصاحب الطلب الدخول إلى مركز دعم DataFlow وإنشاء تذكرة إلكترونية تتضمن رقم الحالة أو Case Reference Number، مع طلب توضيح البريد الإلكتروني أو الجهة التي تمت مراسلتها داخل الجامعة.
وتساعد هذه الخطوة في التأكد من أن الشركة أرسلت الطلب إلى القسم المختص فعلاً وليس إلى بريد إلكتروني قديم أو غير مستخدم.
كما تتيح متابعة المرحلة التي توقفت عندها عملية التحقق بشكل دقيق، سواء كانت بانتظار رد الجامعة أو مراجعة المستندات أو إصدار التقرير النهائي.
الإجراءات المتاحة عبر VFS Global
إذا كانت المعادلة تتم عبر VFS Global، كما هو الحال في بعض الإجراءات المرتبطة بالسعودية أو الإمارات أو قطر، فيمكن للمتقدم التواصل مع مركز VFS الذي قدم الطلب من خلاله أو عبر قنوات الدعم الرسمية.
كما يمكن تقديم طلب استعجال للمعاملة موضحاً أن سبب التأخير يعود إلى عدم استجابة الجامعة، مع إرفاق رقم الطلب وصورة جواز السفر وإيصال السداد وأي مستندات داعمة.
وفي بعض الحالات تقوم VFS بإعادة التواصل مع الجهة المختصة أو توجيه صاحب الطلب إلى الإجراء الأنسب لتسريع المعاملة.
تحديث بيانات التواصل الخاصة بالجامعة
من الأسباب المتكررة لتأخر التحقق اعتماد شركات التدقيق على بريد إلكتروني قديم أو غير مفعل داخل الجامعة.
لذلك يجب التأكد من أن DataFlow أو VFS تمتلكان البريد الإلكتروني الرسمي والمحدث للقسم المسؤول عن التحقق الأكاديمي، وليس بريداً عاماً أو غير مستخدم بشكل منتظم.
استخراج خطاب صحة بيانات كحل احتياطي
يفضل استخراج خطاب رسمي من الجامعة يؤكد صحة الشهادة وصحة بيانات التخرج، ويكون موجهاً إلى “من يهمه الأمر” أو إلى الجهة المعنية بالمعادلة.
ويمكن استخدام هذا الخطاب كوثيقة داعمة في حال طلبت DataFlow أو VFS مستندات إضافية أو عند تفعيل خيار التحقق الذاتي.
تجنب إلغاء الطلب وإعادة التقديم
يلجأ بعض المتقدمين إلى إلغاء الطلب وإعادة تقديمه اعتقاداً بأن ذلك سيحل المشكلة، إلا أن هذا الإجراء يؤدي غالباً إلى العودة إلى نقطة البداية وخسارة الرسوم المدفوعة سابقاً.
ويظل الحل الأكثر فاعلية هو معالجة سبب التأخير الأصلي، وهو عدم استجابة الجامعة لطلبات التحقق، بدلاً من بدء الإجراءات من جديد.
متى يجب تصعيد المشكلة؟
إذا استمرت الجامعة في عدم الرد لفترة طويلة رغم المتابعة المستمرة، يمكن تصعيد الأمر إلى إدارة الجامعة أو مكتب رئيس الجامعة أو الإدارة القانونية أو إدارة العلاقات الدولية، خاصة إذا كان التأخير يهدد فرصة عمل أو موعد مباشرة وظيفة أو استكمال إجراءات الإقامة المهنية في الدولة المستهدفة.
وفي معظم الحالات، يؤدي التدخل المباشر من صاحب الطلب أو من يمثله داخل الجامعة إلى حل المشكلة خلال فترة قصيرة، بمجرد إرسال الرد الرسمي إلى DataFlow أو VFS واستئناف إجراءات المعادلة بصورة طبيعية.
